Arbeitsmittel werden dem Arbeitnehmer ausschließlich für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt (etwa für Dienstgespräche am Telefon/Handy), so dass deren private Nutzung nicht statthaft ist.
Bei Dienstgesprächen mit Personen außerhalb des Unternehmens oder außerhalb der Behörde (etwa Kunden, Auftraggebern, Antragstellern) kann auch eine Bestätigung des Gesprächs durch Brief ratsam sein (kaufmännisches Bestätigungsschreiben).
Termine bestimmen den Alltag sämtlicher Wirtschaftssubjekte (Privatpersonen, Unternehmen, öffentliche Verwaltung und Staat), seien es interne Termine (Besprechungen, Betriebsversammlungen, Dienstgespräche) oder externe Termine (Bewerbungsgespräche, Hauptversammlungen, Verhandlungen).
Über wichtige Dienstgespräche werden im Regelfall nachträglich Aktenvermerke oder Protokolle angefertigt, damit der Gesprächsinhalt beweiskräftig dokumentiert ist.
Interne Termine gibt es als Anfangs- und Endtermin bei der Durchführung von Aufgaben, meist ohne Endtermin bei Besprechungen, Betriebsversammlungen oder Dienstgesprächen.
Heutige Telefonanlagen können nicht nur deren Verrechnung übernehmen, sondern auch die Dienstgespräche über bestimmte Codes einzelnen Geschäftszahlen, Geschäftsvorgängen oder Forschungsprojekten zuordnen.
Dienstgespräche werden am Arbeitsort geführt, der als statischer Arbeitsort im Büro oder in der Werkstatt, aber auch als mobiler Arbeitsort eine Baustelle sein kann.