Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumentenmanagement-Branche verwendet wird.
Für die Versionsverwaltung und die Bereitstellung von technischen Zeichnungen in digitaler Form werden zunehmend Dokumentenmanagement- und elektronische Archivsysteme eingesetzt.
Diese fallen nach wie vor in großer Zahl an und werden mit zunehmender Verbreitung von digitalen Archiven und Dokumentenmanagement-Systemen digital erfasst und als Datei abgelegt.
Dazu gehören Anforderungsmanagement, Portfoliomanagement, Multiprojektmanagement, Zeiterfassung, zentrale Ressourcenplanung, Risikomanagement, Dokumentenmanagement, Zugriffsverwaltung, Reporting oder aber auch der Zugriff mittels eines Webclients.
Sie regelten die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in datensicheren Dokumentenmanagement- und revisionssicheren Archivsystemen und behandelten auch Verfahrenstechniken wie Scannen und Datenübernahme.
Neben dem klassischen Sammeln von Notizen in Zettelkästen bieten sich inzwischen durch die Nutzung von Gliederungseditoren, Notiz- oder Dokumentenmanagement-Software erweiterte Möglichkeiten.
Ein effektives Dokumentenmanagement ist unerlässlich für ein erfolgreiches Projekt, da die lückenlose Dokumentation oftmals eine Grundlage für Zahlungsfreigaben ist.
Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind.