Die Schriftform ist nach der Textform die schwächste Form gesetzlicher Formerfordernisse; bei den übrigen Formerfordernissen (Beglaubigung und Beurkundung) ist ein Notar oder eine andere Urkundsperson einzuschalten.
Die Zuständigkeit der Urkundspersonen wird dabei nach Sachgebieten definiert, wobei hierin zwischen den jeweiligen Kantonen teilweise beträchtliche Unterschiede bestehen.
Das kleine Landessiegel führen die staatlichen Verwaltungen, die Leiter staatlicher Schulen und Hochschulen, die von der Landesregierung bestellten, zur Führung eines amtlichen Siegels ermächtigten Urkundspersonen (Notare) und die Standesämter.
Als Urkundsperson wird im deutschen Recht ein Beamter (bisweilen auch eine Person in einem anderen Rechtsstatus) bezeichnet, der berechtigt ist, öffentliche Beurkundungen oder Beglaubigungen durchzuführen.
Sofern eine Protokollberichtigung beantragt wird, sind vor der Entscheidung dienstliche Stellungnahmen der Urkundspersonen einzuholen und vor der Entscheidung dem Antragsteller zur Kenntnisnahme vorzulegen.