Unter einer Karteileiche versteht man somit einen inaktiven Fall oder Verwaltungsvorgang, der nicht (mehr) den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht und gegebenenfalls zu einer Verfälschung der Validität von Statistiken beiträgt.
Der Fall, dass eine Partei zur "Karteileiche" wird, weil sie einfach ihre Aktivität einstellt ohne sich aber formell aufzulösen, war damit nicht erfasst.
Weitere Definitionen schließen auch Kunden ein, die seit langem nichts mehr erworben haben (auch wenn es sich um Karteileichen handelt) und Kunden, die als Laufkundschaft nicht namentlich bekannt sind.
